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Protocollo

L'ufficio protocollo ha il compito di registrare tutti i documenti in arrivo al Consiglio regionale della Toscana.

La presentazione dei documenti, nella fascia oraria di apertura prevista, può avvenire attraverso diverse modalità: a mano, per posta cartacea, tramite PEC (posta elettronica certificata) o Ap@ci (sistema elettronico che tutti possono usare per inviare documenti alle pubbliche aamministrazioni toscane).

L'ufficio provvede alla registrazione di protocollo dei documenti in arrivo  attraverso l'assegnazione di un numero progressivo a ogni documento e alla sua classificazione.
Dopo la fase di registrazione, l’ufficio protocollo provvede poi alla distribuzione tempestiva dei documenti di competenza ai vari uffici del Consiglio, in modo da consentire un corretto svolgimento della loro attività.

In particolar modo l'ufficio cura:
  •  la ricezione, la protocollazione e lo smistamento agli uffici competenti della posta in arrivo, sia in formato analogico che digitale
  •  la protocollazione informatica dei documenti in uscita per alcuni uffici
  •  la classificazione dei documenti attraverso l'adozione di un Titolario che recepisce dal 2005 il modello proposto dal Gruppo di lavoro nazionale sugli archivi delle regioni
  •  la gestione, l'amministrazione e l'abilitazione degli accessi al sistema di protocollo informatico e del protocollo informatico riservato
  •  l'attivazione del sistema di protocollazione di emergenza a seguito di interruzione forzata del sistema di protocollazione primario, con successiva riattivazione
  •  il supporto scientifico e tecnico alla protocollazione della documentazione in partenza, gestita in maniera decentrata dai singoli uffici.

L'ufficio protocollo del Consiglio regionale della Toscana cura inoltre la progettazione e l'implementazione della dematerializzazione del sistema documentale, aderendo ai progetti promossi dalla Rete telematica della Regione Toscana come InterPRO e Ap@ci. A questo scopo partecipa attivamente ai gruppi di lavoro costituiti all'interno della Rete telematica che hanno prodotto linee guida sul protocollo, sui documenti digitali e le loro modalità di scambio e sulla firma digitale.

Contenuto aggiornato al 14 luglio 2017

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